Introducción

Muchos nos hemos hecho antes estas preguntas: ¿por qué si el método Toyota es reconocido por sus excelentes resultados, ninguna empresa consigue realmente copiarlo?, ¿verdaderamente esconde algún secreto? 

Aparentemente no; todo parece estar a la vista.

Hay muchas prácticas, herramientas y principios, que constituyen la parte visible del Lean (inspiradas en el Toyota Production System). La esencia sobre la que se construye este sistema es más que conocida, esencia que se resume en sus 4 pilares (las “4P’s”):

  • Philosophy: reducir, sistemáticamente, los despilfarros (MUDA) en un proceso sin fin (‘never-ending’) con el único objetivo de generar valor; basando la toma de decisiones en la sostenibilidad (largo plazo) con objetivos/metas de corto.
  • People & Partners: aprovechar al máximo el talento de todos los colaboradores y socios (con atención especial a los proveedores); siempre y en todo.
  • Process: las mejoras se hacen sobre el proceso (no se cambian los problemas de sitio) porque un proceso correcto produce los resultados.
  • Problem-Solving: solucionar los problemas en el terreno, y de forma permanente (espíritu kaizen), es la mejor fórmula para gestionar el conocimiento en la búsqueda del aprendizaje organizacional.

Y además, en el sistema de Toyota hay dos cosas esencialesHoshin-Kanri y A3-thinking.

  • Hoshin-Kanri: consiste en el despliegue de la visión, del estado IDEAL (inalcanzable), a toda la organización (vertical y transversalmente); despliegue que se hace efectivo definiendo las diferentes ‘target condition’ (retos intermedios, alineados con esta visión, que resultan alcanzables pero desafiantes).
  • A3-thinking : para alcanzar cada una de las ‘target condition’ es necesario que toda la organización, y en todo momento, resuelva problemas en el terreno (eliminando los obstáculos del camino, a través de laexperimentación).

Entonces, ¿qué es Lean Kata?

El concepto del Kata, de la misma manera que ocurre en las Artes Marciales, está ligado a aquellas rutinas que el personal de Toyota hace de forma absolutamente interiorizada, es «la manera de hacer las cosas».

Imágenes de la película Karate Kid
El Lean Kata, por lo tanto,es la parte no-visible de los Sistemas de Producción Lean; la parte que a todo el mundo más le ha costado descubrir (incluidos a los grandes gurús) y se apoya sobre dos patrones que repetimos hasta alcanzar nuestras metas: el Kata de la Mejora (Improvement Kata) y el Coaching Kata.

Kata de la Mejora (KM)

Este Kata arranca con la definición del Reto que perseguimos (lógicamente debe alinearse con la Visión)

  • El horizonte temporal del Reto se sitúa en el Largo Plazo.

Este Kata arranca con la definición del Reto que perseguimos (lógicamente debe alinearse con la Visión)

  • El horizonte temporal del Reto se sitúa en el Largo Plazo.

A continuación, habrá que hacer un diagnóstico de la situación actual.

  • El objetivo del diagnóstico es poder situarnos en relación al Reto que nos hemos fijado.

Definidos el principio y final del camino, es el momento de fijar el primer punto intermedio de la trayectoria hacia el Reto, el siguiente estado objetivo (target condition)

  • Es el momento de listar los obstáculos que nos alejan de esa ‘target condition’

Definidos el principio y final del camino, es el momento de fijar el primer punto intermedio de la trayectoria hacia el Reto, el siguiente estado objetivo (target condition)

  • Es el momento de listar los obstáculos que nos alejan de esa ‘target condition’

Por último, la clave está en desarrollar diferentes planes de mejora (siguiendo ciclos PDCA) que nos permitan ir eliminando cada uno de los obstáculos

  • Sobre esta fase de experimentación se apoya todo el aprendizaje.
Representación gráfica del Kata de la Mejora (Improvement Kata)

Coaching Kata (CK)

El Coaching Kata es la segunda de las rutinas del Lean Kata

  • Una rutina que permite al Mentor (Senpai ) ayudar al Aprendiz (Kōhai ) en el proceso de apropiación e interiorización del Kata de la Mejora.
  • Para ello, el Mentor se apoya en actividades de mentoring y coaching, adaptadas a la forma de hacer y de pensar del Aprendiz, para poder recorrer el camino que separa la situación actual del reto.

Con estas dos rutinas, se persigue el mejorar las competencias y habilidades no sólo del Aprendiz, sino también del Mentor, y con ello hacer crecer el aprendizaje del conjunto de la Organización. 

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